Расходы работника по найму жилья в командировке возмещаются работодателем, направившем работника, в размере, предусмотренном коллективным договором или локальным нормативным актом (ст. 168 ТК РФ). Поэтому, каждая организация самостоятельно решает вопрос о том, в каком размере компенсировать расходы, связанные со служебной командировкой. 

Если работник потратил на гостиничный номер больше, чем установлен работодателем, тот не обязан возмещать ему излишние расходы. Согласно п. 3 ст. 217 НК РФ не облагаются НДФЛ суммы возмещения работнику документально подтвержденных расходов на оплату жилья. При этом не облагается НДФЛ компенсация расходов в размерах, предусмотренных в коллективном договоре или локальном нормативном акте.

Если же документов, подтверждающих такие расходы, нет, НДФЛ не облагается компенсация в пределах 700 рублей в день – при командировке по РФ и 2 500 рублей в день – при командировке за границу. Таким образом, если стоимость двухместного номера укладывается в норматив компенсируемых расходов, установленный организацией, то НДФЛ удерживать не следует.

Если стоимость двухместного номера такой норматив превышает, а организация готова компенсировать работнику такие расходы, НДФЛ с суммы превышения следует удержать.

ЕСЛИ НОМЕР ОПЛАЧИВАЕТ ОДИН ИЗ ДВУХ РАБОТНИКОВ

Ситуация: Проживание в гостинице в двухместном номере двоих командированных работников оплатил один из них. Документ выдан один, но в нем указаны фамилии двоих работников. Как заполнить авансовый отчет одному и второму работнику?

Сразу же отметим, что нормативные документы не дают четкого ответа на вопрос о возможности компенсации командировочных расходов за нескольких человек, пребывающих совместно в командировке. Поэтому мы, как гостиница, со своей стороны, рекомендуем работникам, находящимся в командировке, рассчитываться отдельно с выпиской документов на каждого из проживавших в номере гостей.

И если вам привезли такой «сюрприз» из командировки, то, по нашему мнению, компенсировать расходы на проживание двоих работников в двухместном номере необходимо одному работнику, а именно тому, который их фактически понес. Учтите, что расходы на проживание могут быть компенсированы только при условии их подтверждения соответствующими первичными документами от гостиницы. 

Весь комплект документов, подтверждающих проживание двоих командированных работников в двухместном номере гостиницы, прилагает к своему Отчету об использовании средств, выданных на командировку, тот работник, который оплатил такое проживание.

Если направляете в командировку несколько сотрудников, но деньги выдаете одному из них, то следует назначить последнего ответственным. Он и будет отчитываться за командировку. Законодательство не запрещает выдавать денежные средства на командировочные расходы ответственному лицу. Такую форму выдачи закрепите приказом руководителя. В нем следует указать обязанность ответственного сотрудника своевременно оплачивать проезд, услуги проживания в гостинице.

Действующий порядок ведения кассовых операций не содержит запрета передавать подотчетные суммы другим командированным. Так как суточные имеют адресный характер и выдаются из расчета на каждого человека, ответственный сотрудник может их раздать по ведомости на раздачу суточных. Составьте ее в произвольной форме (за основу можно взять ведомость на выплату зарплаты) и выдайте ответственному сотруднику. Кроме того, с ответственным сотрудником должен быть заключен договор о полной материальной ответственности. 

Такие выводы следуют из пункта 10 положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749, пункта 4.1 положения Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П. После командировки ответственный сотрудник должен представить авансовый отчет. К авансовому отчету ответственный сотрудник прикладывает в том числе оригиналы документов, выписанные отелем, в котором должны быть поименованы все командированные, билеты на проезд в командировку, ведомость на выдачу суточных, а также командировочные удостоверения и служебные задания всех командированных (п. 4.4 положения Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П).

Пример оформления командировки на двух сотрудников

Сотрудники «Альфы» Ю.И. Колесов и А.И. Иванов направлены в командировку в Саратов на 3 дня. Аванс на командировку выдан Иванову в размере 12 600 руб. Он был назначен ответственным за командировку. Он же покупал билеты, стоимость каждого 1200 руб. Услуги по проживанию оплатил Иванов за двоих в сумме 6000 руб. и счет за гостиницу был оформлен на него (в одном счете две фамилии). У Колесова документов на проживание нет.

После командировки Иванов отчитался за двоих. К авансовому отчету помимо командировочных удостоверений и служебных заданий он приложил счет из гостиницы и билеты.

В авансовом отчете отражены следующие статьи расходов:

– расходы на проезд – 2400 руб.;

– расходы на проживание – 6000 руб.;

– суточные – 4200 руб.

Итого 12 600 руб.